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三、计划管理

在某一个工程项目（或者是一个工程任务）开始之初，一般会按照目标成本的内容制定相应的材料采购计划、人工需求计划、机械需求计划等各方面计划，从而形成整个的资金计划。为了完成既定的目标，而工程的实际使用量（实际成本费用）则可以直接用这个计划来加以控制。另外，工程部或物资供应部门则可以按照此计划来准备实际施工中所需要的各种生产要素。

计划里面有一个开始日期和截止日期的设置，开始如期即是制定计划的日期，截止日期为计划单据中所涉及的生产要素必须到达施工现场的日期，物资供应部门在看到计划单据后，就会在所控制的时间氛围内准备好一切所需要的生产要素，以便按时开工。假设工程进度比较紧的情况下，如果没有很系统的做好施工需求计划，那么有些生产要素在现场施工时可能无法到位，没有生产要素，肯定就无法进行施工，直接影响工程进度，造成的结果就是拖延工期，增加了工程的实际成本。所以，这里的计划管理也是连接生产要素供应和现场施工的纽带。

另外，为了能更好的对生产要素在量和金额上进行控制，在做计划单据的时候，如果所做单据的数量和金额超过前面所制定的目标成本时，系统就会自动提示计划数量超标，这时就需要检查是否计划量不符合当前需求；如果是符合当前需求的，需要向上级领导说明原因，并得到领导确认后可再进行操作。

计划管理包含了人工需求计划、物资需求计划、机械需求计划、资金需求计划四个内容。每一项计划里面，都比较详细的纪录了所需生产要素的比如类型、单价、金额、所属工程子目、所属工程任务等内容，方便物资供应部门进行施工前期的准备工作。

 

四、现场管理

1、材料管理：

材料管理的目的是保证按质按量按时供应生产所需物资，合理储备和节约使用物资，加速资金周转，降低产品成本，保证物资质量，减少浪费，提高企业经济效益。一个工程项目，往往其“材料费”会占到整个成本的70%左右，所以材料费的控制一直是工程施工企业的重点工作。这里所讲的材料管理模块就是用来控制工程材料费的，是系统的重要模块之一，其中包含了材料采购订单、材料出入库、材料出入库退货、直进直出及退货、库存管理等内容。在这里，为了能更加规范化、系统化的进行材料管理，我们也可以看做是对前期材料计划工作的一种承接。站在为了让公司能更便捷的掌握目前材料的具体情况的角度出发，此模块里面我们还设置了很多张有关的查询报表，公司可随时随地对材料进行汇总、分析、调度。另外系统比较独特的地方有：

一是在材料管理里面充分站在公司管理的角度考虑，加强了材料单据和收支单据管理的关联，单据中可记录本次涉及材料的采购合同号、是否已开发票、发票号、支票号、经办人、隶属哪个项目、材料供应商是谁等相关的详细信息。也可由材料单据直接生成资金结算单，并由相关的负责人对单据进行审核后可直接纳入成本费用体系当中，若是没付款的，在以后进行结款的时候还可以在这里增加结算记录等。这样就有机的把材料管理和公司资金管理相结合，简化了后面资金管理的难度，在操作后面的资金单是也就不需要进行再次输入，大大的提高了工作效率。

二是为了更好的加强材料使用的控制，在这个模块里面增加了两个预警功能。第一个预警是当实际采购数量大于计划采购数量的时候有一个警示功能，该单据无法审核，需要向上级申报并说明原因，为什么会超标，这是对材料使用量上限进行的一个限制；第二个是库存最低值的预警。例如某些常规材料，为了保证施工的正常进行，所以就要求保证此材料的一个最底库存值，当库存量低于所设置的数值时，系统就会自动提醒。

采购订单：

物资采购是材料费用发生的源头，系统所倡导的是：在正确的时间，正确的地点，通过正确的供应商，采购到正确的材料。采购订单，就是用户针对于某个特定的供应商、准备进行采购的物资材料的列表。无论采用哪种材料采购方式，采购订单都可以作为业务流程中的第一步，它本身的业务来源是工程项目的材料需求计划。这个计划应该力求精确，即不产生浪费又能保证工程的顺利施工。在一定的情况下，用户也可以不做采购订单，而直接采购、收料。采购订单与估算、物资需求是一个整体，如果企业估算做的准确，可以通过该系统来了解并控制企业的物资流。

采购收料：

用户在收到供应商送来的材料后，必须登记入帐，进行材料成本及帐务的核算，这里采购收料单处理的就是该业务的。系统采购收料单将送货单据与送货发票合并处理了，如果有货到票未到的情况可以在系统的暂估入库单处理，也可以先录入送货单，等到发票到达到后再审核该单以进行后续业务的操作。采购收料单可以由用户根据送货单据录入，也可以选择采购订单和采购计划单录入等，采购订单在没有完成之前可以多次引用，采购收料单在审核后才能被后续单据引用。

工程领料：

在材料采购回来进入仓库以后，施工现场就可以按照工程进度来领取材料，这个模块就是这个环节的操作。在工程领料后，系统就会自动把所发生的费用等详细信息收录到该工程的成本当中，此时实际成本也就已经发生。

直进直出：

在现实的施工过程中，并不是所有材料都会进行出入库的管理，有很大一部门材料是直接从供应商处拿到工地上进行生产，所以，系统就利用“直进直出”子模块对这一部分材料进行管理。从本质意义上来讲，虽然少了管理环节，简化了部分手续，但是这部分材料费用的发生也会自动进入工程的成本统计当中去，相当于是把前面提到的“采购收料”和“工程领料”在这个模块一次性完成。

采购退料：

在实际的生产经营、工程施工过程中，难免会出现退料的情况。本着尽量精确统计工程成本的原则，系统对于退料环节也做出了详尽的设计。采购退料单，即是退料单，又是退料发票，其具体情况与采购收料单基本类似。工程一旦有退料的行为发生，在进行成本统计时，系统会自动把所退的材料数量和金额扣减下来，这里的退料行为指的是项目部和公司退料给供应商。

工程退料：

在一个工程完成之后，或者是某一个实施阶段完成之后，可能存在先前所领取的材料没有用完的情况，我们这个子模块就是用来处理这个问题的，只需要进入该界面按照实际退料填写单据并审核后，系统就会自动把该单据的内容从工程成本中扣减下来。注意，这个地方的退料只是退回公司仓库，并不是直接退回供应商。

仓库调拨：

针对一些工程项目不止一个的施工企业，可能会出现一下两种情况：一是为了方便管理方便采购，公司有可能对所有项目所需要的材料进行集中采购，放在一个特定的库房当中，当某一项目需要这种材料时，就需要对材料进行仓库之间的调拨；二是在几个项目之间，其中一个项目急需某一材料而该项目仓库没有，那么也需要从其他项目仓库进行材料的调拨。仓库调拨就是为客户提供这一管理的模块，其主体是仓库。调拨一旦发生，在进行库存统计的时候，就会在被调出仓库进行自动扣减而在被调入仓库进行自动增加，即满足了施工项目之间灵活的实际需要，又使材料的管理井井有条。

库存管理：

这里的库存管理是一个比较狭隘的概念，只是针对仓库存货的管理。包括库存物资的账面盘点、库存物资的实际清点、库存最低值预警的设置及查询等，并能生成若干张有关的查询报表。

2、员工/设备：

人工费和机械费，都是工程成本中的主要组成部分。系统也把这此两项管理作为重点。机械费是指在施工过程中使用自有施工机械所发生的机械费和使用外单位（包括施工企业内部所属独立核算的机械站）施工机械的租赁费。工程施工过程中，使用适当的机械设备可以推进工程进度，提高工作效率，降低人工费比例。企业内部运转起科学的、有效的、智能的机械设备管理体系，可以提高自身的资产经营水平，有利于在市场竞争中的掌握主动。通过这个系统，用户可以对企业自有的机械设备进行资产管理和成本考核、投资收益计算；也可以对租赁的机械设备进行核算。通过对自有的机械设备进行成本分析，用户不仅可以明晰机械设备所消耗的成本，还能计算出机械设备给自身带来的利益。工程成本中的人工费是指在施工过程中直接从事工程施工（包括在施工现场直接为工程制作构件、运料、配料）的建筑安装工人的工资、奖金、津贴和补贴、职工福利费等。这个模块里面除了对员工设备费用成本的记录外，还有下面几个基础资料的录入：班组资料、计时工种、计件工种、个人所得税、工资项目定义等，这些基础信息都是我们在做员工、设备管理的是后经常要用到的关键信息。

机械设备信息：

机械设备信息是用来记载、跟踪设备重要信息的地方，包括设备的来源、总价值、生产厂家、品名、规格型号、内部台班单价等，还可以对设备进行分类。站在“投资收益”的角度上，系统提供了一套系统的计算自有机械设备台班单价的方法，可以为管理者提供较为精确的参考数据。这是一种完全市场经济条件下的计算方法，是我国工程施工企业机械使用机制改革的趋势。 企业应该注重机械费用数据的积累和分析工作。在制定内部台班单价时，应尽量参照以往的经验数据，这个内部“台班单价”也不是一成不变的，企业在每个财年开始都可以输入最新信息，重新制定，当企业发现：相对于成本预算，工程成本中的机械费过高或过低时，应该及时调整内部台班单价。

机械设备成本：

这里的设备成本是指在利用设备进行工程施工过程中，自有和外来设备在使用和维护时产生的各种费用，按照一定的方法归集，就形成了一定的设备成本，次子模块就是用来详细记录这些费用发生的，在记录完以后，系统就会自动计算到工程成本当中去。在这里登记设备成本时，系统会按照公司管理需要来对此设备在施工中的隶属的工程子目和成本类别进行选择，以便更准确的记录相关信息，公司管理层也可以通过此模块来分析设备成本的结构，为日后公司在做设备成本估算、预算，定制台班价格提供参考和依据。

机械设备考勤：

用户需要在此输入某个日期，某台机械设备，为某个工程项目或修理某台设备，工作的台班数量。与企业日常的机械台班记录工作并没有太大的区别。不同之处就在于，这里要明确受益的具体工程子目。用户可以根据企业和工程项目的具体情况，自由选择按天、按月或者按周来输入这些信息。自有机械设备输入考勤后，会自动生成工程成本记录。

机械租赁单：

对施工过程中使用外来租赁机械、器具进行帐单记录的模块。

机械租赁结算：

对施工过程中使用外来租赁机械、器具做结算的模块。

员工信息：

此子模块和前面所提到的设备信息的功能是一样的，所不同的是设备信息栏记录的是设备的基本信息，而这里记录的是有关人员的一个基本信息。包括员工的性别、所属部门、职务、电话等，如果不是公司人员，还会有相关的工作性质的记录。需要注意的是在员工详细信息一栏的“备注”里面，我们可以纪录此员工来到本公司以后的详细信息，比如什么时候来到本公司，都在什么部门工作过，负责过哪些项目的建设，当时是什么职位，工作表现如何，业务能力怎么样等等，记录这些信息目的是，在当某一个工程还在筹划阶段时，公司可以调看每一个员工的信息，以协助公司提前做好将要开工项目的人员安排。

计时工资考勤：

用来记录计时工考勤的子模块。例如某一员工在某时间段，做了某一项工作，发生了多少人工费用等。

计件工资考勤：

用来记录计件工考勤的子模块。例如某一员工在某时间段，做了多少工作量，总计发生了多少人工费用等。

人工费：

对施工过程中产生的人工费用进行记录和结算的模块。

月度工资：归集员工月度工资的子模块，可以直接引用前面的考勤数据。此模块的数据一旦形成并审核后，就会自动计入本项目的人工成本当中。公司管理层也可以随时查看本模块的数据进行汇总分析，以便在做下一个工程的时候能更合理的进行人工方面的预算和调度安排。

3、其他管理：

在系统里面，除了上述涉及到的功能模块以，还有很多其他方面费用成本的发生，施工企业的内部结构和性质确定了其他费用发生的多少。“其他管理”此子模块就是为了更全面更系统的对施工过程中发生的成本进行纪录和统计。此模块的费用也会计算到相应的工程成本中，从而就能把工程中发生的所有实际费用成本进行归集。机械租赁和人工费用是对前面“员工/设备”费用成本的有利补充，而“其他费用”是对前面所有模块功能的补充，整个工程费用成本的统计就更加完善。

4、应收应付：

这个系统涉及到企业工程管理的两个重要经济业务。其中一个业务面是工程企业的“应收”和“实收”，主要是与工程的合同款、进度款有关；另一个业务面是与工程企业的“应付”和“实付”有关，主要是指工程的分包合同款、机械费以及人工费 。

工程进度款申请：

这个窗口适用于采取“定额计价”的工程项目的进度款申请和记录。承包商根据合同的规定，完成一定的工程后向业主申请拨付工程进度款。用户可以通过这个窗口输入申请的工程量和金额，系统以“工程子目”或“工程子目类别”作为基本的申请对象，会自动计算出每个工程子目的“当前合同总金额”，并累计已批准的金额，确保了用户在申请进度款的过程中，不会出现“漏项、少收”的情况 。记录的具体内容包括：预算金额、变更金额、合同金额、前期完成量、本期完成量、保留率、保留金额、累计完成量、完成百分比、余额、累计保留余额等。完成百分比是和前面的工程进度紧密结合的。

计量支付申请单：

如果您中标的工程采用工程清单计价，过程中的进度款申请和记录就可以在这个窗口中实现。一般这样的工程项目都是承包商按月上报工程量计量，监理以及业主审核后进行合同款支付。

工程收款单：

工程收款单是用来处理用户向业主实际收款的业务。这些收款主要与工程项目有关，记录内容包括了收支类别、是否已经全部结款、总金额、已收金额、应收金额等等与工程有关的信息。一般的来说，用户是根据工程应收款进行收款。

工程付款单：

这里的付款是指所有与工程成本有关的工程付款，如付给分包商的分包合同款、周转性材料的租金、机械租赁付款等等。一些企业管理方面发生的应付款，不直接计入工程成本的，不在这里处理。分包商、设备租赁商或者其他供应商，在提供一定的服务或产品后，会送来发票，或按照合同（完成工作量、台班记录等）向用户申请付款。经企业的有关部门或人员认可这笔应付后，您便可将这笔应付款项登记在此窗口。这也是一个很重要的功能模块，其与工程成本密切相关。并且，在这个界面，用户还可以随时监控最关心的某笔应付账款的实际结算情况。这里的付款单据与前面介绍的有关材料、人工、机械、分包等费用单是紧密相连的，可以直接引用前面单据的数据，大大的节约了输入的时间，提高了工作效率。另外对是否已全部付款、付款方式、保留金额等等重要内容都有详细记载。

其他费用：

整个施工过程中所产生的费用其实都可以笼统的以其他费用的形式来进行记载和管理，前面所介绍的功能模块实际上是细致化、规范化以后的有着明确指代的费用记录。在实际使用系统的过程中，我们可以把应该归结到前面功能中做记录而记录掉了的内容以其他费用的形式进行记录，也可以是平时发生的一些很小的费用记录到其他费用里面。例如：施工现场临时需要1kg钉子，公司也不可能派专门的人员进行规范化的采购，那么我们就可以在就近的五金店把这1kg的钉子买回来，也没有做专门的入库和出库统计，但是费用又是实际发生了的，怎么办呢？这时我们就可以在其他费用里面记录这笔开销，在填写此费用单时，我们只需要在“费用类别”一栏选择“直接费 →材料成本→材料费”就可以了，而在系统进行成本统计的时候，这笔费用也会自动分类到材料成本中。我们在做所有的其他费用记录时，都会选取前面所讲的“成本统计项目划分”里面对费用类别的分类，所以要使其他费用的纪录更系统更明确，就需要提前把“成本统计项目划分”里面的分类做好，尽量的规范、具体。

 

 

 

(责任编辑：沈阳凯安信通)