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五、文档管理

    一个广泛的有效的文档管理系统，不仅仅可以帮助用户更好的了解企业的内部运行情况；还有助于用户赢得新的客户（中标工程），加强与现有客户的联系，提高客户的满意度，这点是工程施工企业做好客户关系管理的重要基础，更是企业内部增进部门之间的沟通，加强团队建设和凝聚力，提升企业管理水平，实现企业扁平化管理的需要。包括日常的办公管理，文件审批，发布公司重要公告和新闻等等，大大的节约了传统办公方式的时间，提高办事效率的同时，也提高了整个公司的管理水平，也是企业实网络化办公的前奏。

1、日常办公：

个人日常办公系统是记录一些针对个人日常工作行为的及其相关资料的地方。

个人日程安排：

用以记录个人日常工作内容的地方，相当于工作计划，但又不完全只限于工作计划的内容。用户可根据自身需要把相关的资料都记录到里面去。最具有特点的是，当记录某个工作内容时，会有一个时间选择，用时间来监控工作周期，方便管理，也是提高工作效率的有效监督手段。

个人通讯录：

建立个人通讯记录，可以详细记录对方的基本个人信息，可从已有的Excel文档导入，也可导出到Excel文档。

个人文件柜：

个人文件管理中心，详细记录了文件属性，建立时间等，可提供上传和下载。

公共文件中心：

公司公开的办公文件管理中心，和个人文件柜一样，也详细记录了文件属性，建立时间等，可提供上传和下载。

即时通讯：

即时通讯功能是系统在办公管理方面的又一特色，可以实现双方和多方交流，并保存好聊天记录以便日后查找，对于公司内部交流来说，是一个极大的促进。解决了传统工作形式存在的信息交流不畅、不及时等问题，简化了流程，节约了时间，提高了效率，是对传统部门协作村在问题的一个突破。例如，在有问题需要和别的部门进行沟通时，传统流程是花时间亲自面对面的交流，或者是打电话等，而现在却不用那么麻烦了，可直接利用系统和对方对话，使问题能在最短的时间内得到解决，信息在岁短的时间内传达给对方。给增进部门合作与交流，提升公司管理效率创造了条件。

发布公告：

及时发布一些有关的通知、公告等信息。

发布新闻：

公司新闻发布中心。

2、各种文件审批：

处理各种文件审批及审批流程的管理，用户可通过此子模块实现文件审批的网络化办公。文件审批的流程可以进行自定义设置，针对于某文件，不论有三个审批程序还是有五个审批程序，用户都可以根据自己的需求来设置。利用系统进行文件审批的管理，同样也大大的减少了传统程序当中文件传达、审批的时间。

3、各种文档管理：

一个综合性的文档管理中心，对各种文档记录、备案，是公司实现系统化办公管理的有力手段。

固定资产资源：

对公司全部的固定资产资源进行管理的子模块，包括固定资产资源的新增、减少、折旧、变更、维修、生产厂家、总价值等等物理属性和使用情况都有详细的记载。

采购合同管理：

对物资采购合同进行全面管理的模块。包括合同金额，所涉及到的物资及价格等等都有详细记载。同时提供合同电子文档的上传和下载。公司领导层也可随时查看，以便制定具体的方针措施等。

施工合同：

针对于工程业主进行合同管理的模块。此模块不只仅仅是记载有关合同的东西，同时还收录了与合同有关的例如预算管理、结算管理、收付款管理、索赔管理等相关内容。同时也提供合同电子文档的上传和下载。

施工日志：

施工日志是从工程开始到竣工，对整个施工过程中的重要生产和技术活动的连续不断的详实记录。每日填写施工日志，有助于日后工程数据的统计，对于工程项目的总结和分析工作也大有益处。用户可以在这个界面输入每天工程的进展情况，一些重要的备忘事件，劳务分包商的出勤情况等内容。这个施工日志并不仅仅局限于施工的工程项目；用户也可以用此来记录公司或具体部门的工作日志。

招投标统计表：

对招标情况和投标情况的详实的统计。公司管理层可随时查阅，进行分析后来调整整个经营计划，健全管理，对工程的预结算也能起到很好的参考作用。也是企业控制成本、提高利润的一个基础环节。非常重要的一项工作就是对这些表的分析评价。

4、新闻公告栏：

获取公司相关通告、政策、新闻等信息的子模块。保证公司内部信息的及时传达与交流。

 

 

(责任编辑：沈阳凯安信通)